Dokumenten Guide:
Richtig angebracht für Ihren Versand
Welche Dokumente müssen am Paket angebracht werden?
Für einen reibungslosen Versandablauf ist es wichtig, dass die Begleitdokumente korrekt am oder im Paket angebracht werden. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Unterlagen erforderlich sind und wie Sie diese platzieren sollten.
Außen am Paket
Label gut sichtbar, ggf. Proforma/ABD in Dokumententasche
Bringen Sie die Dokumente außen am Paket an. Wir empfehlen eine transparente Folie oder Lieferscheintasche.
- Versandetikett/label
außen mit Code sichtbar aufbringen - Proformarechnung nur bei
DHL Economy & DHL Premium
in zweifacher Ausfertigung (3 Kopien)
gegebenenfalls:
- Ausfuhrerklärung (ABD/MRN)
in einfacher Ausfertigung (1 Kopie) - Präferenznachweise (Ursprungszeugnis, Warenverkehrsbescheinigungen wie EUR.1 oder A.TR etc.)
in einfacher Kopie
Pflicht: Label
ggf. Proforma/ABD
Für Ihre Unterlagen
Diese Dokumente nicht beilegen – digital/für Ihre Ablage
Die folgenden Dokumente müssen der Sendung nicht beigelegt werden. Sie sind nur für Ihre Unterlagen und werden dem Beförderer von uns digital mitgegeben:
Nicht beilegen
Digital verfügbar
Dem Paket beiliegend
Zusatzdokumente können Sie gerne im Portal hochladen, wenn vorhanden
- Sollten Sie Ihrem Paket weitere Dokumente beigelegt haben, können Sie diese gerne in unserem Versandportal hochladen.
Optional
Upload im Portal
Bei DHL Economy & DHL Premium Proformarechnung vom Beförderer außen angebracht werden
Für diese Versandarten muss die Proformarechnung in zweifacher Ausführung außen am Paket befestigt werden – idealerweise in einer Lieferscheintasche.
Versandetikett | Versandlabel
So bringst du das Label richtig an
Label auf der Oberseite anbringen
Das Etikett sollte auf einer ebenen Fläche kleben. Nicht am Rand oder auf Rundungen.
Glatt und faltenfrei aufkleben
Achten Sie darauf Blasen und Falten zu vermeiden und transparentes Klebeband zu verwenden.
Vor Nässe schützen
Nutze für zusätzliche Dokumente eine Dokumententasche oder selbstklebende Labelfolie.
So sehen Versandlabel je nach Dienstleister aus
FedEx Label
UPS Label
DHL Express
DHL Premium/Economy
Ausfuhrerklärung (ABD)
Die Ausfuhrerklärung (ABD) ist ein zollrechtliches Dokument, das bei der Ausfuhr von Waren aus der Europäischen Union vorgeschrieben ist. Grundsätzlich wird ein ABD für alle Sendungen benötigt, sobald der Warenwert über 1.000 € liegt oder das Gesamtgewicht der Ware 1.000 kg überschreitet. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Versanddienstleister – also auch bei Versand mit Speditionen, Kurierdiensten oder anderen Anbietern.
Die Ausfuhranmeldung wird elektronisch an das Zollsystem übermittelt. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der Absender ein ABD mit einer MRN-Nummer (Movement Reference Number), die der Sendung beizulegen ist. Ohne gültiges ABD darf die Ware die EU nicht verlassen.
Unsere Packliste
Für den internationalen Versand erstellen wir für jede Sendung eine konforme und transparente Packliste. Die Packliste enthält alle relevanten Informationen zu den enthaltenen Waren und entspricht den Anforderungen der Zollbehörden weltweit.
Unsere Packliste umfasst:
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Detaillierte Artikelbeschreibung
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Mengenangabe je Position
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Brutto- und Nettogewicht
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Maße der Verpackungseinheiten
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Warenwert zur Orientierung
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Referenz zur zugehörigen Rechnung
Durch die vollständige und saubere Aufbereitung stellen wir sicher, dass der Versandprozess schnell und ohne Verzögerungen abgewickelt werden kann und alle Zollformalitäten korrekt erfüllt sind.
Unser Ziel: Ein reibungsloser Export – transparent, nachvollziehbar und zollkonform.
Bestellbestätigung
Nach Eingang deiner Bestellung erhälten Sie von uns eine offizielle Bestellbestätigung per E-Mail. Diese Bestätigung dient als Übersicht und Nachweis der Bestellung und enthält alle relevanten Informationen im Überblick:
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Bestellnummer & Datum
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Auflistung aller bestellten Artikel
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Preise & Gesamtbetrag
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Liefer- und Rechnungsadresse
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Voraussichtlicher Versandtermin
Mit der Bestellbestätigung haben Sie die Möglichkeit, deine Bestellung nochmals zu prüfen und uns bei Bedarf Korrekturen oder Anpassungen mitzuteilen, bevor die Ware in den Versand geht.
Unser Anspruch: Klarheit, Transparenz und ein reibungsloser Ablauf – von der Bestellung bis zur Auslieferung.
Proforma-Rechnung für den internationalen Versand
Die Proforma-Rechnung wird benötigt für:
- Zollanmeldung im Empfängerland
- Deklaration von Warenwert und Inhalt
- Reibungslose Verzollung ohne Rückfragen
Diese Angabe muss jede Proforma-Rechnung erhalten
Absender & Empfänger
Vollständiger Name, Adresse und Kontaktdaten beider Parteien.
Warenbeschreibung
Detaillierte Beschreibung jeder Position – keine Sammelbegriffe wie “Merchandise”.
Menge & Warenwert
Stückzahl, Einzelwert und Gesamtwert je Position.
Ursprungsland
Produktionsland der jeweiligen Ware (wichtig für Zolltarife).
Vermerk
Zusatz: “No Commercial Value”, wenn es sich z.B. um Muster handelt.
Bezug zur Sendung
Bestellnummer, Trackingnummer oder Versandreferenz.
Verschiedene Arten von Proforma-Rechnungen im Überblick
FedEx Proforma
UPS Proforma
Proforma von weltweitversenden
DHL Express Proforma
DHL Premium/Economy
Proforma für DHL Economy /Premium
Beim Versand mit DHL Economy und Premium in Nicht-EU-Länder wird zusätzlich zur Ausfuhrerklärung eine Proforma-Rechnung benötigt. Diese dient der Zollabwicklung im Empfangsland und enthält Informationen zur Ware, zum Absender und Empfänger sowie zum Warenwert. Die Proforma-Rechnung muss der Sendung in dreifacher Ausfertigung beiliegen.
Unsere Partner
Häufig gestellte Fragen zu Versandunterlagen
Welche Versandunterlagen muss ich bei meinem Paket anbringen?
Für einen reibungslosen Versandablauf müssen die Begleitdokumente sichtbar außen am Paket angebracht werden. Dazu gehören insbesondere:
-
das Versandetikett / Label mit dem eindeutigen Sendungscode
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ggf. eine Proforma-Rechnung bei bestimmten Versandarten (z. B. DHL Economy & DHL Premium)
Verwenden Sie dabei am besten eine transparente Dokumententasche oder Folie, damit die Unterlagen geschützt und gut lesbar sind.
Muss ich alle Dokumente außen am Paket befestigen?
Nein. Nicht alle Unterlagen müssen außen am Paket befestigt werden. Folgende Dokumente gehören nur zu Ihren Unterlagen und werden nicht beigefügt, weil sie digital übermittelt werden:
✔ Packliste
✔ Versandrechnung
✔ Bestellbestätigung
✔ Proforma-Rechnungen (je nach Versanddienstleister digital verfügbar)
Sie dienen internen Zwecken oder werden elektronisch an den Beförderer übermittelt und müssen nicht physisch am Paket angebracht werden.
Wann brauche ich eine Proforma- oder Zollrechnung?
Eine Proforma-Rechnung wird vor allem bei internationalen Sendungen benötigt, um den Zollbehörden im Empfängerland die Warenwerte, Inhalte und Absender-/Empfängerdaten zu liefern.
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Bei Versand mit DHL Economy & DHL Premium ist die Proforma-Rechnung außen am Paket erforderlich, meist in dreifacher Ausführung.
Damit erleichtern Sie die Zollabwicklung und vermeiden Verzögerungen bei der Zustellung
Was ist eine Ausfuhrerklärung (ABD) und wann wird sie benötigt?
Die Ausfuhrerklärung (ABD) ist ein zollrechtliches Dokument, das bei der Ausfuhr von Waren aus der Europäischen Union vorgeschrieben ist.
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Sie wird benötigt, wenn der Warenwert über 1.000 € liegt oder das Gesamtgewicht über 1.000 kg beträgt.
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Nach der elektronischen Anmeldung erhält der Absender eine MRN-Nummer (Movement Reference Number), die ebenfalls am Paket angebracht werden kann.
Ohne gültige ABD darf die Ware die EU nicht verlassen.
Kann ich weitere Dokumente dem Paket beilegen?
Ja — wenn Sie weitere Unterlagen wie z. B. Export-Zertifikate, Präferenznachweise oder zusätzliche Rechnungen haben, können Sie diese ebenfalls dem Paket beifügen oder im Versandportal hochladen.
Hinweis: Viele dieser Zusatzdokumente dienen in erster Linie der Zoll- und Ursprungsnachweisführung, nicht der reinen Zustellung.
Warum ist die korrekte Dokumentenbeilage so wichtig?
Versandunterlagen sind keine Formalität: Sie enthalten alle relevanten Angaben zu Ihrer Sendung — wie Inhalt, Wert, Absender, Empfänger und Versandart. Fehlende oder falsch platzierte Dokumente können zu:
-
Zollverzögerungen
-
Retouren oder Zurückhaltung der Sendung
-
Zusätzlichen Kosten führen.
Eine präzise Aufbereitung schützt Sie vor Verzögerungen und trägt zu einer schnellen, ordnungsgemäßen Zustellung bei.
Wie kann ich sicherstellen, dass alle Unterlagen korrekt sind?
Prüfen Sie vor Versand:
-
dass alle Pflichtangaben vollständig ausgefüllt sind (Name, Adresse, Warenbeschreibung, Wert)
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dass Dokumente wie Proforma-Rechnung und ABD den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen
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dass Dokumente gut lesbar und geschützt am Paket angebracht sind
Bei internationalen Sendungen mit Zollpflicht empfiehlt es sich, Unterlagen sorgfältig zu beschriften und ggf. mit Ihrem Versandpartner abzustimmen.